采购跟单工作流程PPT
引言采购跟单工作是企业采购过程中不可或缺的一环，它涉及到从接收企业内部申购请求到订单执行、跟进及最终验收等多个环节。本文将详细介绍采购跟单工作的流程，以帮...
引言采购跟单工作是企业采购过程中不可或缺的一环，它涉及到从接收企业内部申购请求到订单执行、跟进及最终验收等多个环节。本文将详细介绍采购跟单工作的流程，以帮助企业更好地进行采购管理。采购跟单工作内容1. 接收企业内部申购请求采购跟单工作的第一步是接收企业内部的申购请求。这通常来自企业的生产、销售或其他部门，他们根据需要提出采购申请。采购跟单人员需要仔细核对申购请求中的物料名称、规格型号、数量、需求日期等信息，确保准确无误。2. 选择供应商在收到申购请求后，采购跟单人员需要从合格供应商名录中选择合适的供应商。选择供应商时，需要考虑供应商的质量、价格、交货期、服务等多个因素，以确保采购的物料能够满足企业的需求。3. 确认订单信息与供应商确认所订购物料的名称、规格型号、单位数量、价格税率、图纸及其他要求、货期、运输方式和收货点等信息，确保双方对订单内容有明确的了解。4. 制作采购订单并发送给供应商根据确认的订单信息，采购跟单人员需要制作采购订单，并发送给供应商盖章确认。采购订单应包含物料名称、规格型号、数量、价格、交货期等详细信息。5. 双方盖章确认订单完成双方盖章确认后，采购跟单人员需要自留一份采购订单，供应商留一份。这是为了保证双方对订单内容有明确的了解，并在后续执行过程中有依据可循。6. 录入订单信息并开始跟进订单执行将订单信息录入企业ERP系统（或“采购订单跟进表”），开始跟进订单执行。这包括监控供应商的交货期、生产进度等，确保订单能够按时、按质完成。7. 不定期检查订单执行情况根据物料的特点，现场或其他方式不定期检查订单执行情况。有些订单需要在供应商的货期中段和末段突击查看其生产进展；有些订单则需要及时查看所使用的原材料；有些订单，在每个生产流程节点处完成确认后再继续下步。总之，订单下达后，采购跟单人员要确保掌握生产节奏，监督生产过程，及时解决过程出现的问题。8. 接收并核对交货单供应商准备送货单两份，连同货品办理交货。仓库将请购单及订货单与交货单核对，并办理验收，将仓库的请购但与订货单存盘。这一步骤是为了确保交付的物料与订单内容一致，数量、质量等符合要求。9. 办理验收并签收送货单仓库登记并签收送货单一份给供应商，正本连同验收报告单送财务部门。这是为了确认物料的实际接收情况，并将相关信息传递给财务部门进行后续的付款处理。10. 财务付款与记录财务部门依据订货单准备付款与记录。这一步骤是为了确保货款支付准确无误，并及时更新财务记录。11. 采购订单存盘与资料记录采购部门将采购订单存盘，并将请购单、询价单、报价单等相关资料记录。这是为了保留采购过程的完整记录，方便后续查询和审计。总结采购跟单工作流程涉及到多个环节和部门之间的协作，需要采购跟单人员具备丰富的专业知识和良好的沟通协调能力。通过本文的介绍，相信读者对采购跟单工作流程有了更加深入的了解。在实际操作中，企业可以根据自身情况对流程进行适当调整和优化，以提高采购效率和降低成本。以上是关于采购跟单工作流程的详细介绍，希望对您有所帮助。如有任何疑问或需要进一步的帮助，请随时联系我们。采购跟单工作中的常见问题及改善方案1. 沟通不畅采购跟单工作中，沟通是非常关键的一环。如果与供应商、仓库、财务等部门的沟通不畅，可能会导致订单延误、交货错误等问题。为了改善这种情况，建议建立有效的沟通渠道，如定期会议、即时通讯工具、电子邮件等，确保信息的准确传递和及时更新。2. 订单处理延迟订单处理流程繁琐或效率低下，可能导致订单处理延迟，影响供应链的正常运作。针对这一问题，可以优化订单处理流程，简化手续，提高处理效率。同时，引入先进的供应链管理软件，实现订单处理的自动化和智能化。3. 供应商管理不足供应商选择不当或供应商关系维护不足，可能导致供应商交货不及时或质量不符合要求。为了改善这种情况，建议建立严格的供应商评估和选择流程，定期对供应商进行绩效评估，加强与供应商的关系维护。同时，建立供应商黑名单制度，对表现不佳的供应商进行警示和淘汰。4. 质量控制不严格对供应商提供的货物质量把控不严，可能导致不合格产品流入生产线，影响产品质量。为了加强质量控制，建议在合同中明确质量要求，加强收货检验，确保产品符合标准要求。同时，建立质量反馈机制，对质量问题进行追踪和整改。5. 成本控制不力采购成本控制不严格，可能导致采购成本超出预算。为了控制成本，建议建立采购预算制度，对采购成本进行预算和控制。同时，引入多家供应商进行比价，选择性价比最优的供应商。此外，加强库存管理，避免库存积压和浪费。6. 风险管理不足对供应链中的潜在风险预判不足，如供应商破产、自然灾害等，可能导致供应链中断。为了降低风险，建议建立风险预警机制，对供应链中的潜在风险进行定期评估和预测。同时，建立备选供应商库，以应对供应商破产等突发情况。此外，加强与供应商的合作和沟通，共同应对潜在风险。7. 记录和报告不完善采购记录和报告不完整或不准确，可能导致决策缺乏数据支持。为了改善这一情况，建议建立完善的采购记录和报告制度，确保记录准确、完整。同时，定期对采购数据进行统计和分析，为决策提供有力支持。总结采购跟单工作中的常见问题涉及到沟通、流程、供应商管理、质量控制、成本控制、风险管理和记录报告等多个方面。为了解决这些问题，需要建立完善的制度和流程，加强与其他部门的沟通和协作，提高采购跟单工作的效率和质量。同时，不断学习和更新知识，适应市场变化和技术发展，以应对日益复杂的采购跟单工作挑战。
